وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت موظفند بر اساس دستورالعملهای سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی و ارزشیابیاسناد و اوراق راکد خود آنچه را از لحاظ اجرای وظائف و مسئولیتهای قانونی آنان و نیز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند تعیین کنند وبا راهنمائی سازمان اسناد ملی ایران فهرستهای مشروح و جداول زمانی آنها را با ذکر مشخصات کامل ردیفهای مختلف بسازمان اسناد ملی ایرانارسال دارند.
اسناد و اوراق راکد در این آئیننامه عبارتست از کلیه نوشتهها، نامهها، گزارشها، صورتجلسهها و صورتمجلسها، قراردادها وعهدنامهها، ابلاغها و فرمانها، نمونهها و فرمها، دفترها و پروندهها، قبوض، نسخهها، بارنامهها، و مدارک و سوابق تحصیلی، نمودارها، نقشهها، عکسها،کلیشهها، فیلمها و میکروفیلمها، صفحهها و نوارهای ضبط صوت و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگاههای دولتی و وابسته بدولت دراجرای وظائف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده و برای انجام دادن وظایف و مسئولیتهای قانونی و اداری جاری بتشخیص وزارتخانه یا موسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
منظور از جداول زمانی در این آئیننامه جدولهائی است که بر حسب مشخصات ردیفهای اسناد راکد مواعد معینی برای امحاء آنها تعیینشده باشد.
اوراق زائد عبارتست از هر گونه اوراق و نسخههای اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکدکه با رعایت مفاد قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این آئیننامه ارزش نگهداری نداشته باشد.
قراردادهای دولتی و عهدنامهها و فرمانها بهر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهد شد.
سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی فهرستها و جداولی که طبق ماده اول این آئیننامه تهیه و ارسال شده و حصول اطمینان از اینکهاین اوراق فاقد هر گونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی است آنها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهائیبشورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم میکند.
شورا فهرستها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد میشود با حضور نماینده تامالاختیار وزارتخانه یا موسسه مربوط و باتوجه بکلیه جوانب و شرائط و مقررات و موازین قانونی، مورد بررسی و اخذ تصمیم قرار میدهد همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد یا فروش، یاواگذاری آنها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه بمحتویات و مشخصات آنها تعیین میکند.
وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت مسئول تطبیق فهرستها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پروندههاو امحاء آنها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است میباشند.
آئیننامه فوق مشتمل بر پنج ماده و سه تبصره باستناد ماده 7 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران در جلسات 5/12/50 و 22 و 26 فروردین ماه1351 بتصویب کمیسیونهای فرهنگ و استخدام و دارائی مجلس سنا و در جلسات نهم و چهاردهم و شانزدهم بهمن ماه 1350 و چهارم و شانزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و پنجاه و یک بترتیب بتصویب کمیسیونهای علوم و آموزش عالی، فرهنگ و هنر، دارائی، امور استخدام وسازمانهای اداری و دادگستری مجلس شورای ملی رسیده است.
رئیس مجلس شورای ملی - عبدالله ریاضی